در این سیستم یک دستگاه پرتابل جمع آوری داده (هند هلد) در اختیار هریک از عوامل پخش جهت ثبت داده های مربوط به عملیات پیش فروش یا فروش کالا بهنگام مراجعت به محل مشتریان قرار میگیرد. هریک از مشتریان دارای پلاک بارکدی هستند که قبلا در محلی از فروشگاه ایشان نصب گردیده است، عامل پخش در مراجعه به محل مشتری می بایست بارکد آن پلاک را قرائت و سایر اطلاعات مربوطه به فرایند فروش یا پیش فروش کالا را با اسکن بارکد کالا ویا از طریق صفحه کلید وارد دستگاه نماید.
از مزایای عمده این سیستم می توان به موارد زیر را اشاره نمود:
• مشخص شدن مسیرهای ویزیت برای هریک از عاملین فروش و اعمال این مسیرها برروی هند هلد و ملزم شدن عاملین فروش به تبعیت از مسیرهای اعمالی
• مشخص بودن مشتریانی که در طی یک مسیر توسط یک عامل فروش باید ویزیت شوند
• داشتن اطلاعات تکمیلی مشتریان توسط عاملین فروش در داخل هند هلد (اطلاعاتی از قبیل تاریخ آخرین فاکتور مشتری-مبلغ آخرین فاکتور-میزان بدهی مشتری و ...)
• اعمال تخفیفات و جوائز توسط سیستم و جلوگیری از فاکتورسازی های مرسوم توسط عاملین فروش
• کاهش خطای انسانی در انجام محاسبات و تحویل کالاها
• تسریع فرآیند صدور فاکتور و محاسبات فروش
• توانایی اعمال سقف مبلغ برای فاکتور های فروش(میزان این سقف چه حد پایین و چه حد بالا براساس اطلاعات گذشته مشتری و سیاست های مربوط به فروش اعمال می گردد)
• اعمال قوانین برای نحوه تسویه حساب با مشتری (با توجه به اطلاعات گذشته مشتری و قوانین اعمالی از سوی شرکت برای میزان نقد – مبلغ چک – تاریخ چک-مانده حساب و ...)
• ارائه گزارش به عاملین فروش به لحظه از عملکرد تعدادی و ریالی فروش توسط هند هلد
• انتقال سریع اطلاعات به سیستم مرکزی (10 الی 15 ثانیه)
• صدور انواع گزارشات از سیستم مرکزی جهت انجام امور تسویه حساب عاملین فروش پس از پایان روز کاری
• توانایی گرفتن گزارشات عملکرد ویزیتور (تعدادی –ریالی-زمانی و گزارشات ترکیبی عملکرد مربوط به ویزیتور)
• توانایی افزایش تعداد مشتریان قابل ویزیت در یک روز توسط هر ویزیتور (به دلیل کاهش زمان مورد نیاز جهت انجام محاسبات و تسویه حساب اتمام روز کاری)
• صرفه جویی در هزینه های مربوط به ثبت فاکتورهای فروش به دلیل مکانیزه شدن عملیات جمع آوری اطلاعات
• توانایی دسته بندی گزارشات از کلی به جزئی (عملکرد مشتری-عملکرد ویزیتور-عملکرد سرپرستی فروش-عملکرد ایستگاه توزیع – عملکرد کل)
• امکان گرفتن گزارشات مقایسه ای و گزارشات متنوع نموداری از عملکرد فروش
• قابلیت دسته بندی مشتریان به گروهها و درجات مختلف توسط خود سیستم
• قابلیت برقراری ارتباط On-Line توسط سیستم درصورت متمرکز نبودن ایستگاههای پخش و فروش
-
قابلیت کارکرد از راه دور ، بدلیل طراحی خاص برنامه ( تحت وب ) .
-
استفاده از پیشرفته ترین و به روز ترین تکنولوژی روز دنیا در طراحی برنامه .
-
دارای آدرس ، شماره تماس و مشخصات بیش از 25000 فروشگاه مواد غذایی در سطح تهران .
-
امکان تعیین اعتبار ریالی برای هر یک از مشتریان و کنترل خودکار سیستم برای عدم صدور فاکتور بیشتر از اعتبار .
-
انبار پخش ، با قابلیت صدور رسید و حواله انبار بوسیله محیط تحت وب با قابلیت کارکرد از راه دور .
-
قابلیت گروه بندی مشتریان و تعیین قیمتهای مختلف برای کالا ها ، متناسب با نوع مشتری .
-
قابلیت تعریف سرپرستان فروش ، ویزیتورها و تعریف میزان پورسانت هرکدام بصورت کاملاً داینامیک .
-
امکان تائید کلیه و یا بخشی از سفارشات توسط مدیریتهای پخش و عامل شرکت جهت نظارت بر فرآیند پخش .
-
قابلیت حسابداری فروش اتوماتیک و بدهکار نمودن مشتریان بلافاصله پس از قطعی شدن فاکتور .
-
قابلیت محاسبه خودکار پورسانت سرپرستان و ویزیتور ها در دو مرحله متعلقه و قابل برداشت .
-
قابلیت ایجاد شناسه ارسال ، جهت ارسال یک یا چند سفارش بوسیله یک خودرو .
-
قابلیت حسابداری فروش شامل:حسابهای مشتری ،فروش، برگشت از فروش، وجوه نقد نزد صندوق و اسناد نزد صندوق .
-
قابلیت تعریف انواع تخفیفهای رایج .
-
گزارشهای متنوع ، جامع و کاربردی .
-
قابلیت ثبت کالاهای مرجوعی .
-
تعریف کاربران با سطوح دسترسی مختلف.
-
امنیت بالا.
- کاربری آسان.
1. ثبت و مدیریت سفارشات :
ثبت سفارشات در سیستم کارا در دو مرحله صورت میپذیرد که در ابتدا اپراتور اقدام به تعریف مشتری ، ویزیتور و چگونگی تخفیف نموده و پس از آن کالاهای هر سفارش را تعیین می نماید .
2. تائید اعتبار سفارش :
پس از ثبت سفارش ، سیستم آنها را کنترل نموده و سفارشاتی را که از نظر ریالی و یا داشتن چک برگشتی نیاز به تائید دارند ، جهت تائید در قسمت تائید سفارشات نمایش داده و مابقی سفارشات به بخش انبار جهت ارسال منتقل میگردند .
سفارشات میتوانند از نظر سقف ریالی اعتبار مشتری ، سقف ریالی اعتبار سرپرست فروش ، سقف ریالی اعتبار ویزیتور و داشتن چک برگشتی نیاز به تائید داشته باشند .
3.نمایش سفارشات به انبار :
الف ) نمایش سفارشات به انبار :
سفارشات مورد تائید و یا تائید شده ، در قسمت نمایش سفارشات به انبار به رویت انباردار رسیده و در همین قسمت سیستم بصورت خودکار اقدام به بررسی موجودی انبارمینماید و با توجه به میزان موجودی کالاها ، سفارشات را به دوقسمت ( آماده برای ارسال ) و یا ( دارای کسری ) تقسیم بندی مینماید ، انباردار میتواند با کلیک کردن بر روی دکمه کالا در هر سفارش ، نوع و تعداد کالاهای آن را و با کلیک بر روی دکمه کسورات ، کسری آن سفارش را مشاهده نماید ، کسری کلیه سفارشات ثبت شده نیز در این قسمت قابل مشاهده است و انباردار میتواند با مراجعه به آن کلیه کسورات را مشاهده نماید .
ب) نیاز به تامین :
در این بخش از سیستم ، مسئول خرید و یا کارخانه تامین کننده کالاهای پخش میتواند به راحتی کسورات انبار پخش را مشاهده نموده و برای تامین و ارسال آن اقدام نماید . این کسورات میتوانند کسری سفارشات ثبت شده و یا کالاهایی باشد که به نقطه سفارش رسیده اند .
4. وصول کالا به انبار و صدور رسید انبار :
پس از وصول کالاها ، انبار دار اقدام به صدور رسید انبار نموده و بدینوسیله موجودی کالاهای وارده در انبار، تکمیل میگردد . با تکمیل موجودی ، سیستم بصورت خودکار ، سفارشاتی را بدلیل کمبود موجودی در قسمت نمایش سفارشات به انبار ، متوقف میباشند را برای ارسال آزاد مینماید .
5. تحویل کالا به مشتری و قطعی شدن فاکتور فروش :
پس از تحویل کالا به مشتری فاکتورها جهت قطعی شدن به انبار و یا دفتر واصل شده و اپراتور مربوطه با کلیک بر روی دکمه قطعی شدن هر سفارش آن را قطعی نموده و سیستم بصورت خودکار مشتری مورد نظر را در حساب مشتریان بدهکار مینماید .
6. دریافت وجه و یاچک از مشتری و ثبت در سیستم :
اپراتور حسابداری پخش کلیه دریافتی ها از مشتریان را در بخش ثبت دریافت با توجه به نوع آن ( دریافت نقدی ، واریز به حساب شرکت و دریافت بصورت چک ) در سیستم ثبت نموده و سیستم بصورت خودکار دریافتی ها را در حساب مشتری اعمال می نماید .
7. وصول و یا برگشتی چک های دریافتی :
در این بخش اپراتور حسابداری پخش اقدام به ثبت وصول و یا برگشت چکهای دریافتی نموده و سیستم نیز در صورتیکه چک مشتری برگشت شده باشد ، مجدداً حساب وی را با توجه به مبلغ چک بدهکار نموده و همچنین میزان پورسانت ویزیتور و سرپرست پخش را نیز کسر مینماید .
8.ثبت کالاهای مرجوعی :
در این بخش در صورتیکه کالایی از مشتری خاصی مرجوع شود ، اپراتور مربوطه کالای فوق را در قسمت کالاهای مرجوعی ثبت نموده و سیستم نیز با توجه به قیمت آن کالا در زمان فروش به همان میزان از حساب مشتری ، حساب ویزیتور و حساب سرپرستان فروش ، کسر نموده و مقدار تعدادی کالا را به موجودی انبار می افزاید .
9. حسابداری فروش:
در سیستم پخش مویرگی پیام برای حسابداری پخش: حساب مشتریان ، حساب فروش ، حساب برگشت از فروش ، وجوه نقد نزد صندوق و حساب اسناد نزد صندوق در نظر گرفته شده است که این حسابها بصورت کاملاً اتوماتیک اقدام به صدور اسناد حسابداری نموده و امکان مشاهده ، چاپ و انتقال این سند ها را فراهم میسازد .
10.نمونه فاکتور سیستم :
11. گزارشات سیستم :
در سیستم پخش مویرگی پیام گزارشات متنوعی در خصوص فرآیندهای سیستم بشرح ذیل پیش بینی شده است :
1. گزارش موجودی انبار
2. گزارش صورت وضعیت
3.گزارش پورسانت ویزیتور
4. گزارش پورسانت سرپرست فروش
5. گزارش مغایرت وصول
6. گزارش فروش ویزیتورها
7. گزارش ریز فروش ویزیتورها
8. جستجوی مشتریان
9. گزارش وضعیت فاکتورها
10.گزارش ابطال فاکتورها
11.گزارش فروش
12. گزارش تعدادی فروش
12. اطلاعات پایه :
سیستم اطلاعات اولیه و مورد نیاز خود را از قسمت اطلاعات پایه استخراج مینماید که این اطلاعات برای یکبار در ابتدای آغاز بکار سیستم وارد نرم افزار میشوند :
1. ثبت کالاها : تعریف گروههای کالایی و تعریف کالاهای هرگروه بهمراه ثبت نقطه سفارش ، قیمت خرید ، قیمت فروش و تعداد در بسته بندی .
2. ثبت مشتریان : تعریف گروههای مشتریان و تعریف مشتریان هر گروه بهمراه مشخصات و میزان اعتبار ریالی ایشان .
3. ثبت گروه قیمت : تعریف گروههای قیمتی مختلف و همچنین تعریف کالاهای هرگروه قیمتی ، برای داشتن قیمتهای مختلف در سیستم در جهت تفکیک مشتریان از نظر ریالی .
4. ثبت دوره انبارگردانی : تعریف دوره انبارگردانی و ورود تعداد و مقدار شمارش شده جهت شروع دوره جدید و بدست آوردن مغایرت انبار
5. ثبت ویزیتور : تعریف سرپرستان فروش و تعریف ویزیتورهای تحت سرپرستی هر یک از ایشان .
6. ثبت پورسانت : تعریف پورسانت های مختلف و بصورت پلکانی برای اختصاص دادن آنها به ویزیتورها ، سرپرستان پخش و مدیر اجرایی بصورت کاملاً داینامیک .
7. تنظیمات سیستم : تنظیمات مربوط به حدود اختیارات ریالی ویزیتورها ، سرپرستان فروش و مدیر اجرایی پخش بهمراه تعیین درصدی برای فروش بیشتر از اختیارات ، بجهت انعطاف پذیری سیستم .
8. ثبت تخفیف : تعریف انواع مختلف تخفیف برای استفاده در سیستم صدور فاکتور و استفاده از آنها بصورت پلکانی در فاکتور .
9. ثبت حساب : تعریف حسابهای بانکی شرکت .
